こんにちは。株式会社 grooves（グルーヴス）でプロダクトデザイナー（UIデザイナー）をしている横田です。

私がグルーヴスにジョインし、Forkwell（フォークウェル）チームでプロダクトデザイナーとして働き始めて2年と3ヶ月が経ちました。
この間に、なんと2名もデザイナーがジョインしてくれました！
デザイナーとしてできることが増え、チームとしてレベルアップできたと同時に......ある課題が。
この記事は、デザイナーが増えた喜びの中で出てきた「属人化」という課題に向き合うことになったお話です。

Forkwell の展開するサービスや、運営しているチームについてはこちらの記事をどうぞ

会社とチームの紹介

本題に入る前に、そもそもグルーヴスって？という方向けに簡単なご紹介を。

Groovesについて

グルーヴスは、求人企業・人材紹介会社向けクラウドサービス「Crowd Agent（クラウドエージェント）」と、ITエンジニアに特化したスキルアップ・キャリアアップを支援する転職支援サービス「Forkwell（フォークウェル）」の2つのプロダクトを持つHRTech企業です。

グルーヴスのデザイナーはどんな感じ？

「デザイン戦略室」は現在10名のデザイナーが在籍しています。（プロダクトデザインチーム5名・BXデザインチーム3名・マネージャー2名）

↓デザインチームの詳細はこちらの記事に！

10名のデザイナーの内2名は、新しく Forkwell のデザインチームにジョインしてくれたメンバーです。

↓ ジョインしてくれたデザイナーの熱い転職エントリーはこちら

1人だった Forkwell デザインチームは3人体制となり、チャレンジできることが増えた一方で、冒頭の通り「属人化」という課題も見えてきました。

人が増えて見えた、属人化課題

課題を先に伝える前に、1人体制のときはどんな状態だったのかをざっくりお伝えします！

• ほぼ横田1人でデザインを担当していました

• ユーザーインタビューなどのリサーチやUIデザイン、バナー作成などプロダクトに関連あるものは1人で担当していたため、ドキュメントなどが無くてもなんとなくどこに何があるなど覚えていて仕事に支障はありませんでした

• またプロダクトのPM（プロダクトマネージャー）もその当時1名だったため、二人三脚でプロジェクトを進めていて、情報共有も2人の間で完結していました

そんな状態で仕事を進めていましたが...

仲間が増えたと同時にこんな問題が起こりました...

• 業務に使う各webサービスのリストが無く、都度質問を受けるごとにアカウント作成を対応していました

• 「xxの資料ってありますか？」「xxのアカウントって契約してますか？」など、資料が無いために、新規メンバーから質問されることが度々起こりました

• デザイナーが増えたと同時に実はPMも増えており、「誰が何を知っているのか？」といった情報共有でのすれ違いが起きてました

属人化した理由

方法がわからない

• 入社して1度しかやらない、また何度もやっていく内に覚えてしまった作業フローなどがまとまっていませんでした

場所がわからない

• 上記と近い内容ではありますが、こちらも何度もフォルダを行き来することで覚えてしまい、データの保存場所や暗黙の保存ルールをドキュメントにまとめていませんでした

情報共有がおろそかに

• 二人三脚の体制に慣れすぎて知ってること・伝わってることが当たり前の状態だったため、情報を共有することが抜けがちになっていました

• 特に、細かなUI修正事項の共有などはうっかり忘れることがありました

特に上2つに共通して言えますが、主要因としては「一旦その場で解決すれば大丈夫！」の1人デザイナーのマインドのままで進んでいたことだと思います...。
1人デザイナーだとドキュメントを残すのも一苦労かもしれませんが、簡単なメモ書きを残しておくだけでも、未来の自分がハッピーになれるかもしれません。

課題に向けた動き

まだまだ完全解決、とまではいきませんが課題に対して以下のような対策に取り組んでいます。

作業フローのドキュメント化

• じわじわとですが気づいたものから社内のナレッジ共有ツールに記事を投稿しています

疑問解消のための場づくり

• わからないこと、不明点あればデザイナーが集まるミーティングで相談できるようにしています

• もともと行っていた取り組みですが、ドキュメントなどが整うまではチームメンバー同士でナレッジを共有して解決をしています

• また、相談しやすい雰囲気を作るため「何か困ったことないですか？」「xxの件、大丈夫そうでした？」などこちらから積極的にコミュニケーションを取っています

ちなみに、当時のメンバーからはこんなコメントをもらいました。

うれしい... 😭

今後目指していきたいこと！

• 入社したばかりに出てくる不明点、繰り返し行う作業フローが、ドキュメントを見れば疑問が解消される状態にするorを目指す

• 躓きやすいところは非同期で解消し、ユーザーリサーチやデザイン作業に関する相談の時間などに費やせる環境に寄せていく

一気に全て解決、ではなくフェーズを区切って進めていければと考えています。もちろん、この課題を解決するための工数確保も！

最後に

ここまで読んでいただきありがとうございました！
グルーヴスはデザイナーも増えてきて「増えたからこその課題」にぶつかっている真っ最中です。
ですがただ課題にぶつかっているだけでなく、多種多様なデザイナーが集まってきているからこそ出来ることも増えています。
そんなグルーヴスに興味がある、ちょっと気になる、こんな部分をヘルプできそう、という方はぜひぜひご連絡お待ちしております！

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